Kanzleiassistent*in - Notariatskanzlei (Lehrberuf)

Kanzleiassistent*innen im Schwerpunkt Notariatskanzlei führen alle Arbeiten im Zusammenhang mit Verwaltung, Büroorganisation, Rechnungswesen, Korrespondenz, Klient*innenbetreuung und Terminorganisation in Notariatskanzleien durch. Sie kümmern sich um Aktenzuordnung, Aufnahme und Betreuung von Klient*innen, unterstützen die Notare und Notarinnen in einfachen fachlichen Tätigkeiten und arbeiten bei Abrechnungen, im Rechnungswesen und auch im Marketing mit, indem sie z. B. Newsletter erstellen.

Sie arbeiten in Teams mit Vorgesetzten und Berufskolleg*innen sowie externen Fachkräften z. B. Mitarbeiter*innen von Behörden.

Dauer der Lehrzeit: 3 Jahre

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Aktuell gibt es leider keinen Betrieb, der diesen Beruf ausbildet.

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Anforderungen

In jedem Beruf brauchst du ganz spezielles fachliches Know-how, das in der Aus- und Weiterbildung vermittelt wird. In den beiden Menüpunkten Ausbildung und Weiterbildung findest du Informationen, welche fachlichen Kompetenzen in diesem Beruf besonders wichtig sind.

Es gibt auch Kompetenzen, Fähigkeiten und Eigenschaften, die in allen Berufen wichtig sind. Dazu gehören besonders:

Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit
genaues und sorgfältiges Arbeiten
selbstständiges Arbeiten
Einsatzfreude
Verantwortungsbewusstsein
Fähigkeit und Bereitschaft mit anderen zusammen zu arbeiten (Teamfähigkeit)
Lernbereitschaft

Die folgende Liste gibt dir einen Überblick über weitere allgemeine Anforderungen, die in DIESEM Beruf häufig gestellt werden. Diese können natürlich von Betrieb zu Betrieb sehr unterschiedlich sein.

DENK DARAN: Viele dieser Anforderungen sind auch Bestandteil der Ausbildung.

Hinweis: Die Begriffe werden in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet.

Sachkompetenz: Welche Fähigkeiten und Kenntnisse werden von mir erwartet?

Anwendung und Bedienung digitaler Tools
Datensicherheit und Datenschutz
gute Deutschkenntnisse
gute rhetorische Fähigkeit
gutes Gedächtnis
kaufmännisches Verständnis
schriftliches Ausdrucksvermögen
Zahlenverständnis und Rechnen

Sozialkompetenz: Was brauche ich im Umgang mit anderen?

Aufgeschlossenheit
Kommunikationsfähigkeit
Kontaktfreude
Kund*innenorientierung

Selbstkompetenz: Welche persönlichen Eigenschaften sollte ich mitbringen?

Aufmerksamkeit
Belastbarkeit / Resilienz
Flexibilität / Veränderungsbereitschaft
Freundlichkeit
Konzentrationsfähigkeit
Rechtsbewusstsein
Selbstorganisation
Selbstvertrauen / Selbstbewusstsein
Verschwiegenheit / Diskretion

Weitere Anforderungen: Was ist sonst noch wichtig?

gepflegtes Erscheinungsbild

Methodenkompetenz: Welche Arbeits- und Denkweisen sind wichtig?

Informationsrecherche und Wissensmanagement
Koordinationsfähigkeit
Organisationsfähigkeit
Prozessverständnis
systematische Arbeitsweise
Umgang mit sozialen Medien

Beschreibungen © BIC.at

Ausbildung / Berufsschule >

Ausbildung / Berufsschule

Die Ausbildung im Lehrberuf Kanzleiassistent*in ist seit 1. Mai 2020 möglich. Sie ersetzt die Ausbildung im bisherigen Lehrberuf Rechtskanzleiassistent*in.
Die Ausbildung ist in den Schwerpunkten Rechtsanwaltskanzlei oder Notariatskanzlei möglich.

Wichtige Ausbildungsinhalte:

Office- und Kanzleimanagement
zielgruppengerechte Kommunikation, Klient*innenbetreuung
Datenschutz und Datensicherheit
Marketing
Buchhaltung und Kostenrechnung, Rechnungswesen
Terminplanung und -koordination
Grundkenntnisse der Rechtswissenschaften
Fremdsprachen
Software und digitale Anwendungen
Aufbereitung von Daten und führen von Datenbanken
Aktenführung, Dateien- und Ablageorganisation

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Aufgaben und Tätigkeiten >

Aufgaben und Tätigkeiten

Arbeiten im Posteingang und Postausgang erledigen
Texte und Schriftstücke wie Urkunden, Markenanmeldungen etc. nach Vorgaben erstellen, z. B. für Gerichte, Behörden, Klient*innen usw.
Materialbeschaffung, wie z. B. Büromaterial, Dokumente, Büroeinrichtung
Rechnungslegung und Arbeiten im Rechnungswesen
Arbeiten im Zusammenhang mit Gericht- und Behördenangelegenheiten, insbesondere Fristlegung von Akten, Schriftstücken und Geschäftsstücken durchführen
Termine koordinieren, Dienstreisen planen, Verhandlungen und Besprechungen vor- und nachbereiten
Behörden, Klient*innen, Parteien anmelden, informieren und betreuen
Marketingmaterialien erstellen und verschicken
Statistiken, Dateien, Karteien anlegen und warten
administrative und verwaltende Tätigkeiten durchführen
Mitarbeit bei einfachen Anträgen und Verfahren unter Aufsicht der Notarin bzw. des Notars

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Lehre und Matura >

Lehre und Matura

Mit einer erfolgreich abgeschlossenen Lehre und vier weiteren Prüfungen erlangst du die Berufsmatura (Berufsreifeprüfung). Diese öffnet dir den Zugang zu Universitäts- und Fachhochschulstudien. Außerdem ermöglicht sie zusätzliche Karrierewege im erlernten Beruf, aber auch außerhalb des bisherigen Berufsfeldes.

Und so geht es:

Die Berufsmatura besteht aus vier Teilprüfungen: Deutsch (schriftlich und mündlich) und Mathematik (schriftlich), eine lebende Fremdsprache (schriftlich oder mündlich) und ein Fachbereich (schriftliche Prüfung oder Projektarbeit und mündliche Prüfung). Der Fachbereich ist ein Thema aus dem Berufsfeld des Kandidaten/der Kandidatin.

Wie funktioniert die Vorbereitung?

Die Vorbereitung auf die Berufsreifeprüfung erfolgt in Vorbereitungskursen, die von Erwachsenenbildungseinrichtungen (z. B. WIFI, BFI, Volkshochschulen), Berufsschulen oder höheren Schulen (z. B. AHS, HAK, HTL, HLW) angeboten werden. In solchen Lehrgängen können auch die jeweiligen Teilprüfungen abgelegt werden. Drei der vier Teilprüfungen können bereits während der Lehre abgelegt werden. Zur letzten Teilprüfung kannst du nach erfolgreichem Lehrabschluss, aber nicht vor dem 19. Geburtstag antreten.

Durch ein Förderprogramm, können die Vorbereitungskurse und die Prüfung seit September 2008 in ganz Österreich kostenlos angeboten werden. Zur konkreten Ausgestaltung der Vorbereitung auf die Berufsreifeprüfung bestehen in den einzelnen Bundesländern unterschiedliche Modelle. Informationen bieten u. a. die Bildungseinrichtungen und die Lehrlingsstellen der Wirtschaftskammern.

Link: Häufig gestellte Fragen!

WKO-Bildungspfade:

Die WKO-Bildungspfade geben dir einen Überblick über durchgängige Entwicklungs- und Karrieremöglichkeiten in unterschiedlichen Berufen am Beispiel der WKO Bildungsangebote. Der Bildungspfad Berufsreifeprüfung steht in allen Lehrberufen offen:

WKO-Bildungspfad Lehre mit Matura

Alternative Lehrberufe >

Alternative Lehrberufe

Alternativen (Auswahl)

Alternative Berufe sind Berufe, die entweder eine ähnliche Ausbildung oder ähnliche Aufgaben- oder Tätigkeitsbereiche haben, wie der Beruf, über den du dich gerade informierst. Die Ähnlichkeit kann auch in den Arbeitsmaterialien, den Arbeitsumgebungen liegen oder in der Art, wie du mit anderen Menschen zusammenarbeitest.

Diese Liste soll dir bei der Überlegung helfen, welche Berufe und Ausbildungen für dich noch interessant sein könnten und dich auf weitere Ideen bringen.

Assistent*in in der Sicherheitsverwaltung (Lehrberuf), "1., 2., 3. voll"
Bahnreise- und Mobilitätsservice (Lehrberuf), "1. voll"
Bankkaufmann / Bankkauffrau (Lehrberuf), "1., 2. voll"
Betriebsdienstleister*in (Lehrberuf), "1. voll"
Betriebslogistikkaufmann / Betriebslogistikkauffrau (Lehrberuf), "1. voll"
Buch- und Medienwirtschaft - Buch- und Musikalienhandel (Lehrberuf), "1. voll"
Buch- und Medienwirtschaft - Buch- und Pressegroßhandel (Lehrberuf), "1. voll"
Buch- und Medienwirtschaft - Verlag (Lehrberuf), "1. voll"
Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf), "1., 2., 3. voll"
Drogist*in (Lehrberuf), "1. voll"
E-Commerce-Kaufmann / E-Commerce-Kauffrau (Lehrberuf), "1. voll"
Einkäufer*in (Lehrberuf), "1. voll"
Einzelhandel (Lehrberuf), "1. voll"
EU-Beamter / EU-Beamtin
Europa Assistent*in
Eventkaufmann / Eventkauffrau (Lehrberuf), "1., 2. voll"
Finanz- und Rechnungswesenassistenz (Lehrberuf), "1., 2. voll"
Finanzbeamter / Finanzbeamtin
Finanzdienstleistungskaufmann / Finanzdienstleistungskauffrau (Lehrberuf), "1., 2. voll"
Großhandelskaufmann / Großhandelskauffrau (Lehrberuf), "1. voll"
Hausverwalter*in
Hotel- und Gastgewerbeassistent*in (Lehrberuf), "1. voll"
Hotel- und Restaurantfachmann / Hotel- und Restaurantfachfrau (Lehrberuf), "1. voll"
Hotelkaufmann / Hotelkauffrau (Lehrberuf), "1. voll"
Immobilienkaufmann / Immobilienkauffrau (Lehrberuf), "1., 2. voll"
Immobilienmakler*in
Industriekaufmann / Industriekauffrau (Lehrberuf), "1. voll"
Informationsmanager*in
Jurist*in
Managementassistent*in
Medizinproduktekaufmann / Medizinproduktekauffrau (Lehrberuf), "1. voll"
Mobilitätsservice (Lehrberuf), "1. voll"
Notar*in
Personaldienstleistung (Lehrberuf), "1., 2. voll"
Pharmazeutisch-kaufmännische Assistenz (Lehrberuf), "1. voll"
Rechtsanwalt / Rechtsanwältin
Rechtspfleger*in
Reisebüroassistent*in (Lehrberuf), "1. voll"
Revisionsassistent*in
Revisor*in
Richter*in
Sachbearbeiter*in
Sachwalter*in
Sozialarbeiter*in
Speditionskaufmann / Speditionskauffrau (Lehrberuf), "1. voll"
Speditionslogistik (Lehrberuf), "1. voll"
Sportadministration (Lehrberuf), "1., 2. voll"
Steuerassistenz (Lehrberuf), "1. voll"
Steuerberater*in
Versicherungskaufmann / Versicherungskauffrau (Lehrberuf), "1., 2. voll"
Verwaltungsassistent*in (Lehrberuf), "1., 2., 3. voll"
Verwaltungsfachbeamter / Verwaltungsfachbeamtin

Weiterbildung und Karriere >

Weiterbildung und Karriere

Kanzleiassistent*innen in Notariatskanzleien sind beruflich immer wieder vor neue Herausforderungen gestellt. Voraussetzung für Erfolg in diesem Beruf ist es, immer auf dem neuesten Stand der Entwicklung zu bleiben und das Fachwissen laufen zu ergänzen und vertiefen.

Weiterbildungseinrichtungen wie z. B. das Berufsförderungsinstitut (BFI) und das Wirtschaftsförderungsinstitut (WIFI) führen für viele Tätigkeitsbereich der Kanzleiassistentinnen und -assistenten Kurse und Lehrgänge durch. Auch die Notariatsakademie bietet einschlägige Weiterbildungsmöglichkeiten für Kanzleimitarbeiter*innen an.

In größeren Kanzleien werden zur kaufmännischen und juristischen Weiterbildung auch innerbetriebliche Kurse, Seminare und Schulungen durchgeführt.

Möglichkeiten zur beruflichen Höherqualifizierung bieten außerdem Vorbereitungs- und Aufbaulehrgänge für Berufstätige an berufsbildenden höheren Schulen, insbesondere Handelsakademien. Mit dem Abschluss eines Aufbaulehrganges (3 Jahre) ist neben einer höheren Fachqualifikation außerdem die Matura verbunden, die ein Studium an Fachhochschulen und Universitäten ermöglicht.

Studium ohne Matura:

Für ein Studium an einer Fachhochschule, Universität oder Pädagogischen Hochschulen ist normalerweise die Matura einer Allgemeinbildenden (AHS) oder Berufsbildenden Höheren Schule (BHS) erforderlich.
Es bestehen aber auch andere Zugangsmöglichkeiten:

Berufsreifeprüfung (Lehre mit Matura): Die Berufsreifeprüfung, die du bereits während deiner Lehrzeit beginnen kannst, ist eine vollwertige Matura, mit der du uneingeschränkten Zugang zum Studium hast.
Studienberechtigungsprüfung: Die Studienberechtigungsprüfung kannst du vor Beginn eines Studiums ablegen. Sie ermöglicht den Zugang zu einem bestimmten Studium.
ohne Matura mit Berufsausbildung und Berufserfahrung: Fachhochschulen bieten außerdem meist die Möglichkeit mit einer abgeschlossenen Berufsausbildung (insb. Lehre oder Berufsbildender Mittlerer Schule (BMS)) und mehrjähriger Berufserfahrung auch ohne Matura ein facheinschlägiges (d. h. mit der Berufsausbildung fachlich verwandtes) Bachelorstudien zu beginnen. Meist müssen dazu einzelne Zusatzprüfungen absolviert werden.

Weiterführende Bildungsmöglichkeiten und Höherqualifizierung:

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